Poczta elektroniczna

POCZTA ELEKTRONICZNA DLA STUDENTÓW w domenie @student.pk.edu.pl

POCZTA ELEKTRONICZNA DLA DOKTORANTÓW w domenie @doktorant.pk.edu.pl

POCZTA ELEKTRONICZNA DLA PRACOWNIKÓW

Jak założyć skrzynkę pocztową dla pracownika w domenie @pk.edu.pl

  1. Konta pocztowe dla nowych pracowników PK są zakładane automatycznie w MS Exchange po ustawieniu hasła na stronie sus.pk.edu.pl. Po założeniu konta, informacje o dostępie do poczty i konfiguracji klientów pocztowych są prezentowane w SUS, sekcja „Obsługa skrzynki pocztowej PK” (w razie problemów z logowaniem zobacz instrukcję Logowanie do SUS).
  2. Adresy pocztowe są prezentowane na stronie sus.pk.edu.pl, sekcja „Edycja swoich danych osobowych publikowanych w internetowym spisie pracowników”;
  3. Pracowników, nie posiadających konta osobistego (@pk.edu.pl) na serwerze centralnym PK, prosimy o wysłanie zgłoszenia na stronie pomoc.pk.edu.pl lub mailowo na adres pomoc@pk.edu.pl.

Mam już skrzynkę w domenie @pk.edu.pl, ale potrzebuję korzystać z innego adresu w tej domenie

W tym przypadku administrator poczty może założyć nowy alias do istniejącego konta, prosimy o wysłanie prośby na adres pomoc@pk.edu.pl.

Jak założyć organizacyjne konto pocztowe w domenie @pk.edu.pl (na potrzeby sekretariatu, projektu, konferencji, itp.)

Do Działu Informatyzacji należy złożyć pisemny wniosek o założenie organizacyjnego konta pocztowego. Wniosek musi być podpisany przez kierownika jednostki organizacyjnej PK i musi wskazywać etatowego pracownika PK odpowiedzialnego za konto. Na wniosku powinien również być podany nr telefonu komórkowego osoby odpowiedzialnej, w celu bezpiecznego przekazania hasła do konta. Akceptujemy również skan pisma, który można wysłać na adres pomoc@pk.edu.pl lub załączyć do zgłoszenia na stronie pomoc.pk.edu.pl.

W systemie MS Exchange konta organizacyjne zakładane są jako skrzynki współdzielone, które pozwalają na obsługę dodatkowych adresów e-mail np. przez kilka osób w dziale. Skrzynki takie:

  • pozostają odrębne od skrzynki osobistej pracownika,
  • umożliwiają (zależnie od uprawnień) wysyłanie wiadomości z adresu skrzynki,
  • ich zawartość jest widoczna dla wszystkich przypisanych pracowników,
  • zmiany wprowadzane na skrzynce, np. przeniesienie wiadomości lub oznaczenie jako przeczytana/nieprzeczytana są również widoczne dla wszystkich pracowników.

Zawartość skrzynki współdzielonej pojawi się automatycznie w kliencie pocztowym Outlook. Aby wyświetlić skrzynkę współdzieloną na stronie MS Exchange PK, należy wykonać następujące kroki:

  1. Kliknij prawym przyciskiem na awatar skrzynki pocztowej (w prawym górnym rogu):
  2. Otwieranie skrzynki współdzielonej

  3. W menu wybierz opcję “Otwórz inną skrzynkę pocztową…”
  4. Wpisz adres współdzielonej skrzynki, na przykład: jednostka@pk.edu.pl
  5. Zatwierdź przyciskiem “Otwórz”.

Autoresponder

Aby ustawić automatyczną odpowiedź wysyłaną współpracownikom i kontrahentom np. podczas nieobecności, zaloguj się na stronie MS Exchange PK, kliknij trybik w prawym górnym rogu i wybierz opcję “Odpowiedzi automatyczne”:

Ustawianie autorespondera

Mam kilka adresów email – które z nich będą widoczne na stronie spisu pracowników?

Podstawowe adresy mailowe pracowników PK są pobierane z Active Directory PK (pośrednio z HMS) i domyślnie obowiązkowo publikowane w spisie pracowników. W „Edycji swoich danych osobowych” można samodzielnie określić, które z dodatkowych adresów i aliasów będą również widoczne na stronie. W tym celu:

  1. Zaloguj się na stronie sus.pk.edu.pl (w razie problemów z logowaniem zobacz instrukcję Logowanie do SUS);
  2. Kliknij w link „Edycja swoich danych osobowych publikowanych w spisie pracowników”;
  3. Zaznacz pola checkbox obok adresów, które mają się wyświetlać na stronie (jeśli któryś z Twoich adresów nie jest widoczny na tej liście, prosimy o wysłanie informacji na adres pomoc@pk.edu.pl).

UWAGA! W spisie pracowników pojawią się wyłącznie adresy mailowe zgodne z Zarządzeniem nr 97 Rektora PK z dnia 20 listopada 2019 r. w sprawie korzystania z poczty elektronicznej przez pracowników Politechniki Krakowskiej.

Nie pamiętam hasła do poczty (stara poczta – serwer RIAD)

  1. Zaloguj się na stronie sus.pk.edu.pl (w razie problemów z logowaniem zobacz instrukcję Logowanie do SUS);
  2. Kliknij w link „Obsługa skrzynki pocztowej PK”;
  3. Kliknij w przycisk „Hasło do poczty”;
  4. Ustaw nowe hasło.

Nowe hasło do poczty powinno działać od razu po zapisaniu zmian – sprawdź logowanie na stronie mail.pk.edu.pl.

Nie pamiętam hasła do poczty (nowa poczta – MS Exchange)

Hasło do poczty elektronicznej MS Exchange jest takie samo jak do systemu SUS (Strona Usług Sieciowych, sus.pk.edu.pl). Odzyskiwanie hasła do SUS opisane jest tutaj.

POCZTA ELEKTRONICZNA DLA EMERYTÓW PK

Emeryci aktywują konta pocztowe w domenie @pk.edu.pl w taki sam sposób jak pracownicy PK. W przypadku braku możliwości ustawienia hasła w SUS, prosimy o przesłanie zgłoszenia na adres pomoc@pk.edu.pl.

KWARANTANNA

Od 20 czerwca 2020 r. system poczty elektronicznej PK filtruje wiadomości przychodzące dla wszystkich użytkowników, a te z nich, które uznaje za niepożądane umieszcza w kwarantannie. Użytkownicy mogą sprawdzać jej zawartość i oglądać, uwalniać lub usuwać zatrzymane wiadomości pod adresem https://fmail.pk.edu.pl. Na stronie logowania należy podać swój kompletny adres e-mail, na który przyszła zatrzymana wiadomość oraz hasło z systemu Active Directory PK (czyli to samo hasło, co do SUS/SIP/ankiety/Office 365). Natomiast użytkownicy kont pocztowych @mech.pk.edu.pl nadal podają swoje hasło poczty – tak, jak dotąd. Filtrowanie może opóźniać doręczenie niektórych wiadomości o 6 minut.
Po wykryciu spamu i umieszczeniu go w kwarantannie system wysyła odbiorcy raport. Raporty są wysyłane o każdej pełnej godzinie. Korzystając z ikon umieszczonych w wykazie zatrzymanych wiadomości użytkownik może usunąć lub uwolnić (wskazaną poniżej ikoną) każdą wiadomość bez potrzeby logowania się na stronie systemu kwarantanny:

Zrzut ekranu wiadomości z raportem kwarantanny

UWAGA! Jeżeli w otrzymanej wiadomości nie widać ikon, oznacza to, że użytkownik nie ma ustawionego odbierania maili w formacie html. Jeżeli używamy SquirrelMaila, w celu prawidłowego odczytania wiadomości należy wejść w Opcje / Ustawienia wyświetlania i przestawić (zaznaczyć) opcję “Domyślnie pokazuj wersję HTML”. Alternatywnie można odczytywać wiadomości przez Roundcube – tu html ustawiony jest domyślnie. Użytkowników poczty MS Exchange powyższy problem nie dotyczy.

Po zalogowaniu się do systemu kwarantanny i wybraniu opcji Preferencje, użytkownik może stworzyć własną, indywidualną białą listę adresów zawsze akceptowanych oraz czarną listę adresów, z których maile będą blokowane.

UWAGA! Warto pamiętać, że uwalniając maila z kwarantanny uczymy system, by w przyszłości od razu doręczał nam podobne przesyłki. Należy więc robić to rozważnie, by nie obniżać dokładności filtrowania. Przykładowo, wypuszczenie maila ze spamem z kwarantanny powoduje to, że kolejne takie maile trafią bezpośrednio do skrzynek użytkowników. Podejrzanego maila można zupełnie bezpiecznie obejrzeć na stronie www kwarantanny. Natomiast takie przeglądanie na własnym komputerze może się źle skończyć – zarówno dla komputera, jak i np. dla naszego konta bankowego.

Spam

Ze względu na zagrożenie spamowe Dział Informatyzacji PK w grudniu 2016 roku wprowadził ograniczenie w wysyłanej jednorazowo maksymalnej liczbie wiadomości mailowych. Obecnie jedną przesyłkę grupową można wysłać na maksymalnie 100 adresów e-mailowych (lub 300 w ciągu trzech godzin). Przekroczenie tych wartości spowoduje zablokowanie konta użytkownika. Aby konto odblokować, należy zgłosić prośbę w systemie pomocy technicznej.

UWAGA! Pracowników Politechniki Krakowskiej, którzy ze względu na obowiązki służbowe kierują korespondencję grupową (newslettery, ofertowanie, kontakt ze studentami, zaproszenia na konferencje naukowe, itp.) do więcej niż 100 odbiorców jednorazowo lub 300 odbiorców w ciągu trzech godzin, prosimy o kontakt z Działem Informatyzacji (tel. 21-01) w celu doboru indywidualnego narzędzia do bezpiecznej wysyłki elektronicznej.

Jednocześnie prosimy Państwa o zachowanie szczególnej ostrożności przy korzystaniu z poczty elektronicznej. Nie wolno odpowiadać zwłaszcza na wiadomości mailowe wymagające weryfikacji danych typu: login i hasło.

E-maile, które mogą być zagrożeniem, zawierają najczęściej błędy językowe, a w podpisie może pojawiać się słowo „administrator”. Prosimy o usuwanie takich wiadomości bez otwierania dodatkowej treści lub załączników. Więcej informacji nt. bezpieczeństwa informatycznego dostępne jest tutaj.

Przypominamy też, że nie można przekazywać żadnej osobie (nawet administratorowi) poufnych danych (haseł). Jest to zakazane Zarządzeniem nr 30 Rektora PK z dnia 17 listopada 2008 r. w sprawie Regulaminu Uczelnianej Sieci Komputerowej PK (par.5 ust.1).

Konfiguracja programów do odbioru poczty elektronicznej (stara poczta – serwer RIAD)

Zobacz opis konfiguracji

Konfiguracja programów do odbioru poczty elektronicznej (nowa poczta – MS Exchange)

Zobacz opis konfiguracji dla Outlooka 2019/2016
Zobacz opis konfiguracji dla Outlooka 365 A3
Zobacz opis konfiguracji konta dla Outlooka mobilnego dla systemu Android

 

Ewentualne problemy z konfiguracją należy zgłaszać do lokalnego administratora, a w przypadku trudności z ich rozwiązaniem lokalny administrator kontaktuje się z Działem Informatyzacji.

Podpis elektroniczny

Zgodnie z paragrafem 5 Zarządzenia Rektora PK nr 97 z dnia 20 listopada 2019 r. w sprawie korzystania z poczty elektronicznej przez pracowników Politechniki Krakowskiej w korespondencji służbowej obowiązkowe jest opatrywanie listów elektronicznych podpisem cyfrowym sporządzonym przy użyciu aktualnego certyfikatu pracownika wystawionego przez Dział Informatyzacji. List elektroniczny z takim podpisem jest w korespondencji wewnętrznej równoważny pismu z własnoręcznym podpisem.

Podpis elektroniczny (podpis cyfrowy, certyfikat) to dodatkowa informacja automatycznie dołączana do wiadomości, służąca do weryfikacji nadawcy.

Podpis elektroniczny gwarantuje, że list pochodzi od osoby, która go wysłała, oraz że list nie był modyfikowany w trakcie przesyłania. Podpis cyfrowy jest dowodem wysłania wiadomości, co oznacza, że nadawca nie może się jej wyprzeć.

Opis konfiguracji podpisu elektronicznego w klientach poczty elektronicznej:

Posiadanie osobistego certyfikatu umożliwia również wysyłanie  zaszyfrowanych wiadomości poczty elektronicznej (certyfikat musi posiadać również odbiorca takiego emaila). Dział Informatyzacji informuje, że wysyłanie drogą mailową danych osobowych w postaci niezaszyfrowanej jest niezgodne z ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 r. i rozporządzeniem ministra spraw wewnętrznych i administracji z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych. Wysyłanie danych niezaszyfrowanych (nieuprawnione przetwarzanie danych osobowych), zgodnie z art. 107 ustawy o ochronie danych osobowych, podlega odpowiedzialności karnej: “grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat dwóch”. Takie naruszenie przepisów może także narazić Politechnikę Krakowską na znaczne straty finansowe.