W celu wysłania pierwszej zaszyfrowanej wiadomości e-mail do innego pracownika PK należy najpierw wejść na stronę spisu pracowników (https://spispracownikow.pk.edu.pl/), wyszukać adresata i pobrać certyfikat dla właściwego adresu e-mail klikając w jego ikonę: 
Po ściągnięciu certyfikatu należy w programie Outlook otworzyć książkę adresową i wyszukać osobę (Narzędzia główne -> Książka adresowa -> nazwisko szukanej osoby)
Następnie należy wybraną osobę dodać do kontaktów (do książki adresowej)
W zakładce “Kontakt” należy kliknąć przycisk “Certyfikaty” (1) i wybrać opcję “Importuj…” (2). Następnie wskazać pobrany wcześniej plik certyfikatu. Po dodaniu certyfikatu trzeba kliknąć w przycisk “Zapisz i zamknij” (3)
Teraz należy stworzyć nową wiadomość, wpisać nadawcę i w zakładce “Opcje” kliknąć przycisk “Zaszyfruj”: 