Migracja kont pocztowych na nowy serwer

W artykule tym postaramy się wyjaśnić, na czym polega migracja i jakie czynności należy wykonać, aby sprawnie ją przeprowadzić. Powody podjęcia działań mających na celu uruchomienie nowego serwera poczty elektronicznej opisane są w artykule „EXCHANGE nowy system informatyczny na PK”.

Migracja to nic innego jak przekierowanie ruchu poczty elektronicznej przysyłanej na adresy pracowników uczelni, w wyniku czego wiadomości docierać będą na nowy serwer poczty o nazwie EXCHANGE, a nie jak dotychczas na stary serwer RIAD, ani do aplikacji MS Outlook w MS Office 365. Przekierowanie poczty wykonywane jest oddzielnie dla każdego pracownika, po zgłoszeniu przez niego gotowości do migracji. Na tym etapie procesu migracji, na serwerze EXCHANGE tworzone jest konto pocztowe o adresie zgodnym z obowiązującym formatem imie.nazwisko@pk.edu.pl (zarządzenie nr 97 z 20 listopada 2019 r. dotyczące korzystania z poczty elektronicznej przez pracowników Politechniki Krakowskiej). Wszystkie wiadomości, przesyłane na adresy email pracownika będą kierowane do nowo utworzonego konta. Po migracji nie będzie także dostępu do aplikacji MS Outlook w MS Office 365, ponieważ skrzynka z O365 jest zintegrowana ze skrzynką w MS Exchange. Wiadomości, adresowane na imie.nazwisko@admin.pk.edu.pl, które do tej pory przychodziły do Outlooka w Office 365 (i były przekierowywane do starego serwera RIAD), będą przychodzić tylko do MS Exchange.

Opisane powyżej czynności procesu migracji wykonywane są automatycznie przez skrypty migracyjne Działu Informatyzacji. Proces migracji uruchamiany jest przez samego pracownika po zalogowaniu do https://sus.pk.edu.pl i wybraniu polecenia “Migracja poczty” w sekcji “Obsługa skrzynki pocztowej PK”.

Drugą grupą działań związanych z migracją poczty są czynności, jakie musi wykonać każdy użytkownik na swoim komputerze. Pierwszym zadaniem jest konfiguracja w programie pocztowym konta uruchomionego na nowym serwerze, a drugim zadaniem jest zabezpieczenie poczty archiwalnej i ewentualne przeniesienie wiadomości na nowy serwer.

Aby móc zaproponować pracownikom rozwiązanie najlepiej dopasowane do ich przyzwyczajeń i oczekiwań, opisujemy poniżej sześć przypadków pracowników, którzy w różny sposób korzystali i nadal chcą korzystać z poczty elektronicznej.

Pracownik 1

  • nie korzystał z poczty elektronicznej
  • zamierza korzystać z poczty elektronicznej

Każdy pracownik uczelni ma prawo do korzystania z uczelnianego konta poczty elektronicznej. Pracownicy, którzy do 31.12.2020 r. nie posiadali adresu email w domenie pk.edu.pl i nadal go nie posiadają, zgłaszają potrzebę utworzenia konta pocztowego w serwisie pomoc.pk.edu.pl. Jak zalogować się do pomoc.pk.edu.pl opisane jest tutaj.

Do obsługi konta poczty elektronicznej na serwerze Exchange zdecydowanie zalecany jest program Outlook. W chwili obecnej program ten jest dostępny w ramach wykupionej przez PK subskrypcji na programy pakietu Office, dzięki czemu jednostki organizacyjne nie ponoszą żadnych kosztów za korzystanie z tego oprogramowania.

Program Outlook, oraz inne aplikacje pakietu Office można pobrać i zainstalować zgodnie z opisem dostępnym tutaj.

Kolejnym krokiem jest konfiguracja konta pocztowego zgodnie z instrukcją Konfiguracja konta pocztowego serwera Exchange w programie Outlook dla osób posiadających pakiet Office 2019 lub 2016 albo instrukcją Konfiguracja Outlooka 365 dla osób, posiadających pakiet Office 365 A3.

Jeżeli pracownik nie chce lub nie może korzystać z programu Outlook pozostaje obsługa poczty za pomocą przeglądarki internetowej przez stronę WWW. Sposób postępowania opisany jest w punkcie Pracownik 2.

Pracownik 2

  • korzystał z poczty elektronicznej
  • do obsługi poczty używał wyłącznie przeglądarki internetowej (strony WWW)
  • nową pocztę chce obsługiwać w ten sam sposób, przez stronę WWW

Strona WWW nowego serwera dostępna jest pod adresem: https://ex.pk.edu.pl

Do serwera należy zalogować się za pomocą nazwy (loginu) i hasła używanego przy logowaniu do Active Directory PK w postaci login_z_SUS@admin.pk.edu.pl (czyli najczęściej imie.nazwisko@admin.pk.edu.pl).

Archiwalne wiadomości, odebrane i wysłane przez stary serwer, będą dostępne po zalogowaniu się do starego serwera.

Pracownik 3

  • korzystał z poczty elektronicznej
  • do obsługi poczty używał wyłącznie przeglądarki internetowej (strony WWW)
  • nową pocztę chce obsługiwać przez program (klienta poczty)

Do obsługi konta poczty elektronicznej na nowym serwerze Exchange zdecydowanie zalecany jest program Outlook. W chwili obecnej program ten jest dostępny w ramach wykupionej przez PK subskrypcji na programy pakietu Office, dzięki czemu jednostki organizacyjne nie ponoszą żadnych kosztów za korzystanie z tego oprogramowania.

Program Outlook, oraz inne aplikacje pakietu Office można pobrać i zainstalować zgodnie z opisem dostępnym tutaj.

Kolejnym krokiem jest konfiguracja konta pocztowego zgodnie z instrukcją Konfiguracja konta pocztowego serwera Exchange w programie Outlook dla osób, posiadających pakiet Office 2019 lub 2016 albo instrukcją Konfiguracja Outlooka 365 dla osób, posiadających pakiet Office 365 A3.

W przypadku konta poczty elektronicznej obsługiwanego przez stronę WWW wszystkie wiadomości, za wyjątkiem trwale usuniętych przez użytkownika, pozostają na serwerze. W takim przypadku archiwalne wiadomości będą dostępne w dalszym ciągu na starym serwerze, do którego można będzie się logować tak jak dotychczas.

Możliwe jest przeniesienie archiwalnych maili na nowy serwer, aby wszystkie wiadomości mieć w jednej lokalizacji. W tym celu można w programie Outlook dodać tymczasowo stare konto zgodnie z instrukcją dostępną tutaj, a następnie przenieść wiadomości wykonując czynności opisane tutaj.

Takie rozwiązanie jest możliwe, ale nie ma konieczności przeprowadzenia tej operacji niezwłocznie. Czynności związane z przenoszeniem i porządkowaniem zasobów można wykonywać sukcesywnie w przyszłości.

Pracownik 4

  • korzystał z poczty elektronicznej
  • do obsługi poczty używał programu Outlook
  • nową pocztę chce obsługiwać programem Outlook

W programie Outlook należy dodać nowe konto pocztowe Exchange, zgodnie z instrukcją.

Po skonfigurowaniu nowego konta możliwe będzie przeniesienie archiwalnych wiadomości do nowego konta. Opis działania dostępny jest tutaj.

Po przeniesieniu wiadomości stare konto można usunąć z programu Outlook.

Pracownik 5

  • korzystał z poczty elektronicznej
  • do obsługi poczty używał programu innego niż Outlook
  • nową pocztę chce obsługiwać dotychczasowym programem

Takie rozwiązanie nie jest zalecane.

Najlepszą integrację z serwerem Exchange zapewnia program Outlook. Tylko połączenie tych dwóch programów pozwala korzystać z pełnej funkcjonalności systemu, szczególnie w zakresie wspierania pracy grupowej.

Korzystanie z innych programów pocztowych jest oczywiście możliwe, ale nie ma gwarancji pełnej współpracy. Dział Informatyzacji nie wspiera tego typu rozwiązań i nie świadczy pomocy w zakresie ich użytkowania. Osoby korzystające z niezalecanych programów skazane są na poszukiwanie pomocy w Internecie lub wśród znajomych.

Pracownik 6

  • korzystał z poczty elektronicznej
  • do obsługi poczty używał programu innego niż Outlook
  • nową pocztę chce obsługiwać programem Outlook

W chwili obecnej program Outlook jest dostępny w ramach wykupionej przez PK subskrypcji na programy pakietu Office, dzięki czemu jednostki organizacyjne nie ponoszą żadnych kosztów za korzystanie z tego oprogramowania.

Program Outlook, oraz inne aplikacje pakietu Office można pobrać i zainstalować zgodnie z opisem dostępnym tutaj.

Kolejnym krokiem jest konfiguracja konta pocztowego zgodnie z instrukcją Konfiguracja konta pocztowego serwera Exchange w programie Outlook dla osób, posiadających pakiet Office 2019 lub 2016 albo instrukcją Konfiguracja Outlooka 365 dla osób, posiadających pakiet Office 365 A3.

Instalacja programu Outlook i konfiguracja konta pocztowego do obsługi nowego serwera nie ma żadnego wpływu na wiadomości email zgromadzone w dotychczasowym programie pocztowym. Pozostawienie tego programu na komputerze zapewni użytkownikowi dostęp do wszystkich archiwalnych wiadomości.

Jeżeli wykorzystywany dotychczas program pocztowy był skonfigurowany w taki sposób, że odczytywane wiadomości pozostawały na serwerze, możliwe jest przeniesienie całej korespondencji na nowy serwer. W tym celu można w programie Outlook dodać tymczasowo stare konto zgodnie z instrukcją dostępną tutaj, a następnie przenieść wiadomości wykonując czynności opisane tutaj.

Takie rozwiązanie jest możliwe, ale nie ma konieczności przeprowadzenia tej operacji niezwłocznie. Czynności związane z przenoszeniem i porządkowaniem zasobów można wykonywać sukcesywnie w przyszłości.