Od pierwszego kwartału 2020 r. Dział Informatyzacji prowadzi prace związane z wdrożeniem nowego systemu informatycznego do obsługi poczty elektronicznej, a także wspierającego pracę grupową, pozwalającego pracownikom Uczelni na zwiększenie efektywności komunikacji oraz zapewniającego wysoki poziom bezpieczeństwa przetwarzanych w nim informacji.
Uruchamiany system oparty jest na serwerze Exchange, oprogramowaniu stworzonym przez firmę Microsoft, które obecnie jest najpopularniejszym tego typu rozwiązaniem dla zastosowań biznesowych.
Chcemy w tym miejscu przedstawić informacje, które pozwolą pracownikom zrozumieć powody dokonywanych zmian, jakie z tego będą korzyści, a przede wszystkim co trzeba zrobić, żeby móc korzystać z nowego systemu.
Dlaczego konieczna jest zmiana systemu poczty elektronicznej?
Obecnie wykorzystywany na Uczelni serwer pocztowy (RIAD) pracuje od ponad dwudziestu lat. Wykorzystuje on oprogramowanie typu „open source”, które obecnie nie jest już rozwijane i wspierane. W konsekwencji system staje się coraz bardziej podatny na obecne zagrożenia, nie realizuje współcześnie oczekiwanych funkcjonalności, a dodatkowo nie zapewnia integracji z innymi systemami informatycznymi.
Jakie są zalety nowego rozwiązania?
Jak powyżej napisano, nowy system zbudowany jest na serwerze Exchange. Nie jest to zwykły serwer pocztowy jakich wiele, gdyż oferuje on funkcjonalności niedostępne w innych rozwiązaniach.
Główne cechy serwera Exchange
- Exchange jest centralnym repozytorium informacji tworzonych przez pracowników firmy. Wszystkie emaile, dane kontaktowe oraz terminy gromadzone są na serwerze dostępnym z dowolnej lokalizacji na całym świecie. Dzięki temu każdy użytkownik ma do nich dostęp, jeśli tylko ma połączenie z Internetem. System kopii bezpieczeństwa zapewnia możliwość odtworzenia danych w przypadku niezamierzonego ich skasowania.
- Exchange pełni rolę serwera pracy grupowej w firmie. Wszyscy użytkownicy i członkowie grup roboczych, mogą za jego pomocą dzielić ze sobą informacje, efekty swojej pracy, terminy zapisane w kalendarzach. Exchange umożliwia planowanie terminów spotkań zespołów na podstawie informacji o zajętości poszczególnych uczestników.
- Exchange umożliwia dostęp do zapisanych w nim informacji na wiele sposobów. Możliwe jest odbieranie i wysyłanie informacji za pomocą aplikacji zainstalowanych na komputerach stacjonarnych i laptopach, a także przez telefon komórkowy i tablet czy przez przeglądarkę internetową zainstalowaną na dowolnym urządzeniu (Outlook Web Access).
- Exchange pozwala na podniesienie efektywności, tak ważnej współcześnie, pracy zdalnej. Daje również możliwość pełnej integracji z innymi systemami informatycznymi, a w szczególności z powszechnie stosowanymi dziś systemami obiegu dokumentów.
Co jest potrzebne do korzystania z pełnych możliwości nowego systemu?
Do wykonywania czynności związanych z obsługą konta pocztowego niezbędny jest program – klient poczty elektronicznej. Jest wiele programów tego typu, ale tylko Outlook zapewnia pełną zgodność z serwerem Exchange, a w konsekwencji tylko ten program pozwala na wykorzystywanie wszystkich funkcjonalności poczty elektronicznej, zarządzania kontaktami, kalendarzami, zadaniami i innymi elementami pracy grupowej.
Najważniejsze cechy programu Outlook
- Integracja poczty z różnych kont w jednym widoku, sortowanie wiadomości według kilku kryteriów, porządkowanie wiadomości we własnej strukturze folderów, tworzenie automatycznych reguł przekierowań poczty, powiadamianie o nowych wiadomościach.
- Funkcjonalna wyszukiwarka pozwalająca filtrować wiadomości wg. treści w tematach, datach, słowach kluczowych, nadawcach i adresatach.
- Możliwość konfiguracji automatycznych odpowiedzi na e-maile przysłane w czasie nieobecności w pracy.
- Zintegrowany dziennik kontaktów Outlooka, gromadzący automatycznie historię kontaktów, prowadzonych rozmów i wymienianych e-maili.
- Blokowanie wszystkich załączników do e-maili, które mogłyby przenosić szkodliwe oprogramowanie.
- Możliwość ustalania reguł filtrowania niechcianych wiadomości – spamu.
- Integracja poczty elektronicznej z kalendarzem, pozwalająca na automatyczne dopisanie do terminarza spotkań, na podstawie zaproszeń przesyłanych e-mailem.
- Możliwość udostępniania kalendarzy dla wybranych osób. W połączeniu z serwerem Exchange możliwe jest tworzenie grupowych kalendarzy, które będą dostępne dla wybranych zespołów roboczych.
- Mechanizm zarządzania zadaniami, pozwalający na automatyczne tworzenie harmonogramu prac z możliwością grupowania w projekty.
- Współdzielenie z innymi użytkownikami serwera Exchange listy zadań z możliwością wyznaczania pracowników do wykonania poszczególnych czynności oraz powiadamiania o ich ukończeniu.
- Folder Kontakty – gromadzący w jednym miejscu wizytówki znajomych i kontrahentów, dzięki czemu łatwo uzyskać dostęp do kompletu informacji o wybranej osobie. Wszystkie kontaktowe wizytówki można udostępniać współpracownikom za pomocą serwera Exchange.
- Możliwość przygotowywania w trybie offline wiadomości, zadań i terminów w kalendarzach, które niezwłocznie po połączeniu z Internetem są synchronizowane z serwerem Exchange i rozsyłane do adresatów.
Jak dokonać migracji?
Migracja do nowego uczelnianego systemu poczty elektronicznej nie jest procesem trudnym, ale z uwagi na wielość aspektów, które mają wpływ na sposób postępowania została opisana w odrębnym artykule.